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仕事のモチベーションを維持して、事務の効率を上げるには!

      2016/06/25

仕事のモチベーションを維持して、事務の効率を上げるには!

世の中には、さまざまな仕事があります。人の適性によって違うと思うのですが、モチベーションをずっと保って仕事をする事はできるのでしょうか。女子を中心に特に人気が高い職種が一般事務です。

今回は、どうやってモチベーションを保って仕事に従事できるのか?! 事務職の場合についてまとめてみました。

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仕事のモチベーションがイマイチ上がらない時

・「とりあえず、席をはずして気分転換する」(31歳/建設・土木/事務系専門職)

・「机まわりの片づけなどをします。まわりがきれいになると、少しだけ気分がよくなるので」(27歳/印刷・紙パルプ/秘書・アシスタント職)

・「気分転換に、ほかの仕事に手をつけてみる」(28歳/医薬品・化粧品/営業職)

席をはずしてトイレに行ったり、まわりの片づけをしてみたり。ちょっとした気分転換は、とても大事なことですよね。

引用元-あぁ、やる気が出ない! 仕事のモチベーションがイマイチ上がらないとき、どうする?|「マイナビウーマン」

仕事のモチベーションが上がらなくて|そんな時は

・「とにかく残業せずにすぐに家に帰り、よく寝る」(32歳/学校・教育関連/事務系専門職)

・「モチベーションが上がってくるのを待つ。変に刺激しない」(27歳/その他/秘書・アシスタント職)

・「無理して上げようとせず、しばらくダラダラする」(28歳/金融・証券/営業職)

・「気のすむまでサボる! 時間が経つと『やらなきゃ!』と思ってくる」(30歳/機械・精密機器/事務系専門職)

そんなときは無理しない、と答える人も多くいました。そのうち何かのきっかけでやる気になるはず。そんな余裕のある考え方、とても大切かもしれません。

引用元-あぁ、やる気が出ない! 仕事のモチベーションがイマイチ上がらないとき、どうする?|「マイナビウーマン」

仕事にモチベーションが欲しい現場|国際事務の場合

ある独立行政法人に、派遣社員として国際事務の仕事に携わりました。仕事内容としては、中国語による統計作成、データの集計、白書の翻訳、中国語による統計の説明文の作成などです。中国本土、台湾、香港すべてのデータを集計してまとめ、サイトに日々アップする作業も行っていました。

引用元-国際事務、現場社員のモチベーションの低さと実力の限界 | www.euroregio-epm.org

実際に就職した後に分かったことは、職場は完全な大組織で成り立っている会社なので、毎年の人事異動によって人の動きがすさまじく、同じ部署に定着して仕事を続けている職員を探すほうが大変でした。つまり、私の配属された部署も、中国エリアの担当でしたが肝心の中国語を使用して仕事ができる人がほとんどいなく、翻訳を含め雑用のようなものもアウトソーシングに頼っている状態でした。私の処理した仕事でさえ、職員の最終チェックや確認がままならず、結局誰に何を教わればいいのかなども曖昧にされた状態でした。

問題は、私のした仕事がウェブや白書の統計として記載されるということで、データの数字の正誤の確認は当然ですが、そのデータのもととなった情報源の解説文を共に確認したり話し合うということを現場の職員ができず、組織によくある「見ないふり」や「派遣にやらせたから」という空気が蔓延していたため、非常に居心地が悪かったです。のちにロシア語圏やスペイン語圏に所属していた派遣社員の人達からも同じようなことを聞き、非常に驚いた記憶があります。政府組織の一環として、職員がこのような意識を持ちながら白書や統計を発表してもいいのか、と常に疑問に思い、更に職員の仕事に対する姿勢にも不満を持つようになり、悪循環となりました。

しかしその「悪循環」は、裏を返せば職員の人達自身が自分の身を守るために、私のような派遣社員を雇い、仕事に対する不満や支障を抑え込み(上層部へ伝わらないように)、うまくやっていくという一つの手段だったんだな、と思っています。一概に彼らを責める気はありませんが、私としては世に出回ってしまう統計情報などを現場の職員が責任を持ってやらない(できない)ということにある種の怖さを覚えました。翻訳のアウトソーシングにも限界があり、しかも翻訳代行会社を選ぶ基準が価格の安さだったため、仕上がった内容も目を見張るものがありました。

引用元-国際事務、現場社員のモチベーションの低さと実力の限界 | www.euroregio-epm.org

仕事のモチベーションを上げる|事務職

目に見えた結果が出にくい事務職では、周りからの評価をモチベーションの要因にするということがあるでしょう。仕事の効率が良いであるとか仕事が早いという言葉を周りからもらえるように頑張りことでモチベーションを高めていくというのも事務職ならではのモチベーションの上げ方だと思います。

引用元-事務の仕事におけるモチベーションを上げる方法|U-NOTE [ユーノート]

仕事の中で目標をつくるのも、モチベーションを上げるためには有効な手段と言えるでしょう。時間の制限や仕事の量で目標を設定し、それを達成するようにすると、緊張感が生まれ、モチベーションも上がるのではないでしょうか。また、仕事に目標を作り、出来なかった部分を修正しながら仕事をすることで、スキルアップやキャリアアップにも繋がり、モチベーションの要因となると考えられます。

引用元-事務の仕事におけるモチベーションを上げる方法|U-NOTE [ユーノート]

仕事のモチベーションを上げるためには

「動機づけ」「やる気」と呼ばれることもあるモチベーションは、2つの要因から生じます。

ひとつは、「動因」(ドライブ)とよばれ、人の内部・心にあり、行動を引き起こします。身近な動因には、食欲や睡眠といった生理的欲求があります。これらの生理的欲求は1次的欲求ともよばれ、人間には誰しも備わっています。

この1次的欲求が満たされると、次に社会的な欲求と言える2次的欲求が生じてきます。

引用元-モチベーションの理論と実践

モチベーションを構成するもう一つの要因は「誘因」(インセンティブ)です。これは人の外部にあり、これより人の行動は誘発されます。ショッピングにおける衝動買いは、ディスプレイが誘因になり、「欲しい」という動因が引きこされた結果といえます。

動因と誘因は相互に影響しあって人間の行動を左右しています。強い動因があれば、誘因がなくても行動が引き起こされます。

逆にいくら誘因があっても、動因が生じなければ行動は起こりません。お腹がいっぱいのライオンは目の前にシマウマがいても、動こうとしません。衝動買いのように、誘因によって動因が喚起され、行動に移る例もあります。

引用元-モチベーションの理論と実践

外部から報酬を与えて、モチベーションを刺激しようとする手法は 外発的動機づけ と呼ばれています。目標を達成すれば報償を与える表彰制度や、成績次第で昇進・昇格させる人事制度、成果主義に基づく賃金制度などは、この外発的動機づけの代表例です。

これに対して社員が自らの意思で主体的に目標を立て、目的に向かって行動を起こさせる動機づけは 内発的動機づけ と呼ばれています。

外発的動機づけは、「誘因」によって行動を起こさせるものであり、内発的動機づけは「動因」により、モチベーションを高めようとするものです。

引用元-モチベーションの理論と実践

まとめ

事務職は、決められた勤務時間内で作業をしっかりとこなしていくことができるため、コツコツと作業をこなしていくのが好きな方にはぴったりなお仕事だと思います。仕事に対するモチベーションを上げるためには自主的に目標をたててみましょう。

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 - 仕事 経済

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