皆様に必要な情報が見つかりますように。

それホント ?!

仕事の電話は伝言を残す時きちんと伝えるためにメモを残す

      2016/07/07

仕事の電話は伝言を残す時きちんと伝えるためにメモを残す

大切な仕事でもある「電話の対応」ですが、取り次ごうと思ったら相手が会議や外出で不在だった場合「伝言メモ」を残す機会は多いと思います。

そこで、ちょっと面倒な一作業が楽しくなるような伝言メモや工夫はないか調べてみました。

スポンサーリンク


  こんな記事もよく読まれています

アイメイクの重要ポイント、奥二重と二重の違いってなに?

メイクをしても「あれ?眠そうだね」と言われたり、流行色のアイ...

大好きな彼女との結婚に大切なこと

最近結婚する年齢の上昇や、結婚に対して不安がある若者がといっ...

風邪の原因?体温が低いと起こりうるトラブルと改善法

最近よく平熱が低いと耳にします。体温が低いと風邪をひいたり、...

常識?!?入園式での履物はタイツorストッキング?

子供の入園式の服装は、どの程度フォーマルにすればいいのか迷い...

日本の四季は世界一?海外からの反応は?

よく日本の四季は美しく素晴らしいと、外国人観光客が日本を訪れ...

人気急上昇中!日本ワインの人気の秘密

最近日本ワインの人気が急上昇しています。今までのワインとはど...

中国人女性に告白をするには!?

国際恋愛が増えていますが、現在中国人女性に片思い中の方や、素...

静岡観光特集!子供と一緒に楽しもう!

家族旅行は楽しみですが、性別や年齢もバラバラなみんなが楽しむ...

第二次世界大戦における日本人戦犯とは?

第二次世界大戦について歴史の勉強でしか学んだことのない年代が...

世界の人口に対して国別に色々なランキング〜

世界の人口ランキングは今どのように変化していっているのでしょ...

進撃の巨人考察!巨人の正体とその弱点は?!

進撃の巨人は実写映画化をはたすほど今大人気です!謎が多いこと...

仕事が遅い、うまくいかない!もしかして心の病気かも?

大人の心の病気は気づいていないだけで、実は多くの人がかかって...

辞めることが正解ではない!仕事における責任の取り方とは?

仕事でのミスは必ず誰にでも起こりうることです。よくニュース等...

加湿器の選び方は?アロマ式?見た目のオシャレさ?

たくさんの加湿器が販売されていますが、何を基準に加湿器を選べ...

栄養バランスの整った食材の選び方

毎日の献立を考えるだけでも一苦労なのに、栄養バランスまで調べ...

リュックの人気ブランドBEST.6

最近リュックは男女共に人気がありますね。おしゃれで機能性が良...

ハワイ語の名前を子供につけることが大流行?!

芸能界で流行したことがきっかけとなり、最近ハワイ語の名前を子...

最近アマゾンの配送が遅い?!原因と新サービスとは?

最近アマゾンの配送が遅いという話をよく耳にします。アマゾンは...

インフルエンザウイルスの除菌にアルコールは有効?

毎年インフルエンザが大流行して困ってしまいますよね。インフル...

30代へのプレゼント選びのコツ男性編

女性は男性へのプレゼントにはいつも頭を悩ませていると思います...

スポンサーリンク


電話対応は会社のイメージを左右する重大な仕事

昔からビジネスシーンにおいて電話対応は、会社全体の印象を左右するほど重要なものといわれています。

会社には、毎日本当に色々な用件で電話がかかってきます。大きな商談のチャンスなのか、重大なクレームなのか、あるいは、ただの売り込みなのか。用件は電話に出るまで誰にもわかりません。

しかし、その時たまたま電話に出た社員の対応次第で、会社の印象はプラスにもマイナスにも変わってしまいます。そして、顔が見えない状況でのコミュニケーションだからこそ、言葉遣いや作法といったビジネスマナーの基本ができているかどうかが重要となるのです。

「これまで携帯電話しか使ったことがなく、入社後はじめて固定電話に触りました。」という若手社員も増えている現在、正しい電話対応はテーブルマナーなどと同様、意識しなければできないマナーとなりつつあるのかもしれません。

引用元-知らないと恥ずかしい社会人の電話対応では必須のビジネスマナー15選【総復習】 | 株式会社LIG

電話の受け方の基本

電話での応対は、「明るく」「親切」「丁寧」が基本です。電話に出た声が暗くてボソボソしていると聞きづらく、頼りなく感じたり不親切な印象を受けたりします。電話に出る時は、通常のトーンよりも少し高めの声が相手に聞きやすく届きます。複式呼吸をして大きな声で元気よく出てください。また、話し中にメモを取れるように、電話の右横にはいつもペンとメモを用意しておいてください。

引用元-覚えておきたい、電話応対の基本 [ビジネスマナー] All About

仕事上の電話は3回以内に出る

電話が鳴ったら、3回以内に出ます。人は電話をかけた時、待ち時間が「11秒」を過ぎるとイライラしはじめるという調査報告があります。11秒とは、ちょうど2コールを超えて3コールに入る時間。3回以上鳴ってから出る時は、「大変お待たせしました。○○(社名)でございます」と受けましょう。

部や課の直通電話の場合は、「はい、○○(社名)○○部(課)でございます」と部署名まで言って出るのが正解。もし所属部署を言わなければ、○○部(課)にかけてきた得意先や取引先の担当者は、電話に出た人に「そちらは○○部(課)ですか?」と必ず確認しなければならなくなりますから。

引用元-覚えておきたい、電話応対の基本 [ビジネスマナー] All About

電話対応でメモすべき5つのポイント

電話対応でメモする際には以下のポイントを押さえましょう。

① いつ電話がかかってきたのか
② 誰からの電話か (先方の社名と氏名は必須!)
③ 先方の連絡先は (電話番号は必須!)
④ どんな用件か
⑤ 誰が代わりに電話を受けたのか

特に注意したい点は「()」で書いた2点です。必ずメモをとり、復唱して確認しましょう。

引用元-電話対応する際のメモの取り方とポイント | ビジネススキルのことならキャリアパーク

仕事の伝言メモの取り方

会社での電話は情報の伝達と言う点で、重要な業務の一環と言えます。
 
相手の名前を聞き間違えたりしたら、
大事な連絡を伝え損ねることになってしまいますし、
数字などに関わる事項を間違えたとしたら、
仕事で大きな損害を与えてしまうこともありえます。
 
では、このようなミスを減らすためにはどうすれば良いのかと言うと、
電話の際にメモを取ることが挙げられます。
 
今回は、電話での伝言メモの取り方についてご紹介致します。
 

復唱しながらメモ取る

相手が名前を名乗ったとして、それをそのままメモに記していくと、
聞き間違えてしまうというパターンがあります。
 
そのため、相手が話したことに対して誤記入を防ぐために、
復唱をしながらメモを取っていくことをおすすめします。
 
特に、電話番号、氏名、伝言の内容など、間違っていないかどうか
それとなく復唱し相手に確認すると良いでしょう。
 

内容は5W1Hを意識して取る

伝言を受ける側も相手の用件を正確に引き出してあげる必要があります。
 
そこで5W1Hを意識しながら用件を聞きましょう。
 
特に、誰から電話がかかってきたのかは必ずメモに書きましょう。
 
どのような用件か内容はわかったのに、
誰からかかってきたのかが分からなければ、
伝えられた相手が困ることになります。
 
最低限見落としがないように気をつけましょう。
 

引用元-ビジネスマナー|電話での伝言メモの取り方

まとめ

電話で話しをしながらメモをとることはなかなか大変なこともあります。用件によってはきちんと伝えなくてはいけませんから気も使いますよね。メモ用紙は、あらかじめひな形を作ってある便利なものも沢山市販されていますので利用するとよさそうですね。

twitterの反応

https://twitter.com/uminosoko_aka/status/636380281063145472
https://twitter.com/towaniko/status/636212329730838529


 - 仕事 経済

ページ
上部へ